İş hayatımızda birçok gerekçe ve nedenden dolayı, telefon görüşmeleri yaparız. Kimi zaman işveren, kimi zaman yöneten veya yönlendiren, kimi zaman işçi, kimi zaman ise danışılan veya danışan olarak. Telefon görüşmelerimizin sorun değil, çözüme araç olması ve beraberinde işimize verimlilik katması için, nelere dikkat etmeliyiz ?  

Telefonla görüşmelerimizde münakaşa etmeyelim. Arayan kişinin söylediklerine, dikkatimizi verelim. Arayan kişinin arama gerekçesini, bize ne söylediğini anlamaya çalışalım. Hiçbir zaman, münakaşa etmeyelim. Onun yerine, karşımızdaki ferdin beklentisinin ne olduğunu ve gerçek gereksinimini açığa çıkaracak, içten sorular soralım. Arayanların dikkatini dağıtmayalım ve onları sinirlendirmeyelim.

Telefonda bekletmek gerektiğinde, bekletme öncesinde arayanları nasıl beklemeye alacağımızı bilelim. Arayan kişilere neden onları bekletmeye almanız gerektiğini söyleyelim. “Hatta kalmanızı rica edebilir miyim ?” diye soralım. Cevabı muhakkak bekleyelim. Arayanlar bekleyemeyeceklerse onların ihtiyaçlarını, mümkünse imkanlar dahilinde karşılayalım.

         Konuşmanın kontrolünü bırakmayalım. Arayan kişi konudan saparsa, görüşmenin kontrolünü elimize alalım. Hemen aramasının amacıyla ilgili soru veya sorular soralım. Bu yaklaşımımız etkili olmazsa, arayanlara nasıl yardımcı olabileceğimizi soralım.

Görüşme esnasında gürültü çıkarmayalım. Ağzımızdan olası çıkacak seslerden sakınalım. Telefonda yeme eyleminde (yemek...), içme eyleminde (su, sigara, kola...) ve çiğneme eyleminde (ciklet...) bulunmayalım.. Unutmayalım ki, telefonun ağzımıza gelen kısmı, bir mikrofondur.  

İçten olalım ve söylediğimiz her şeye inanç katalım. Kişiliğimizi kullanalım. Sesimize duygu katmaktan korkmayalım. Gülümseyelim ! Unutmayalım ki, karşımızdaki kişiler gülümsememizi göremeseler dahi duyabilirler.

Dinlediğimizi hissettirelim. Zaman zaman karşımızdaki kişinin kilit ifade ve/veya kelimelerini tekrar edelim. Arayanın dinlediğimizi anlamasının yolu budur. Bazen de mekanik ve içtensizlik oluşturmamak için farklı sözlerle destekleyici veya rahatlatıcı kelimeler kullanalım.

Konuşma sonucunda, dikkat edelim. Her arayana, kendimiz ve kurumumuz için, kendisinin ne kadar önemli olduğunu hissettirelim. Konuşmamızı olumlu bir ifade ve/veya mesajla bitirelim. Arayanlara ; aradıklarına memnun olduğumuzu ve  tekrar aranmaktan rahatsız olmayacağımızı, aksine mutlu olacağımızı ifade edelim.

Telefonu hemen her kaldırmamızda sıkça kullandığımız “alo” sözcüğünün hikayesine gelince...

Telefonda hemen hemen her gün kim bilir kaç kez kullandığımız "Alo" sözcüğü, gerçekte bir sevgilinin kısaltılmış adıdır.

Telefonu icat eden A.Graham Bell’in sevgilinin tam adı, Allessandra Lolita Oswaldo'dur. Graham Bell telefonu icat edince ilk hattı sevgilisinin evine çekmişti. Atölyesinde telefon çalınca arayanın Allessandra Lolita Oswaldo'dan başkası olamayacağını bildiğinden Graham Bell, telefonu açar açmaz "Allessandra Lolita Oswaldo" diyordu. Bell,zamanla sevgilisine, adını kısaltarak hitap etmeye başladı ve telefonu her açısında onu "Ale Lol Os" diye karşıladı.Çalışmaları uzadıkça Graham Bell ,sevgilisinin adını daha da kısalttı ve ona iki heceli bir ad buldu. Bu kısa ad "Alo" idi.

Allessandra Lolita Oswaldo, Graham Bell’in geliştirip tüm kente yaymaya çalıştığı telefondan başka birşey düşünmeyen sevgilisinin bitmek tükenmek bilmeyen deneylerinden zamanla rahatsız olmaya başladı ve onu telefonuyla başbaşa bırakarak, terk etti. Yaşlı Bell, sevgilisinin bir gün onu arayacağı umuduyla telefonun başından ayrılmadı. Kentte çekilen telefon hatlarının sayısı da giderek artmaya başlamıştı. Graham Bell'i artık başka kişiler de arıyordu.Fakat o telefonun her çalışında, kendisini sevgilisinin aradığını sanarak telefonunu "Alo" diyerek açıyor ve artık herkes "Alo" diyordu. Zamanla hemen herkes telefonu açtıklarında Alexander Graham Bell'in anısına saygı olarak "Alo" demeye başladı.

Bugün tümümüzün kullandığı "Alo" sözcüğü, işte o günlerden günümüze uzanmaktadır.

Telefon

Bir noktadan,

Bir başka noktaya,

Yeryüzünden,

Veya gökyüzünden,

Kablolu veya kablosuz,

Aracı olur taşımaya,

Kulaklar ile dudakları,

Kucaklaştırır sanalda ;

Kapalı mekanlarda,

Dün başladığı,

Ham hayatına,

Devam etti,

Yaşamda !

Araçlarda yanarak,

Pişti cepte,

Yaşadığımız dünyada ;

Fazlası !

Yaklaştırmaz dünyaları,

Uzaklaştırır sevdaları,

Azaltmaz soruları,

Çoğaltır kavgaları ;

Unutma !

Amaçlara aracı olduğunu ;

Sorarsanız bana :

İdealini yaşantımızda,

Derim size :

Yüreklerimizin kaptanlığında,

Şahit olsun doğrulara,

Aracı olsun paylaşılan,

Bilgi ve sevdaya